Buchhaltung und Steuererklärung in Spanien

Es gibt mehrere gute Gründe, Strong Abogados als Ihre Steuer- und Buchhaltungskanzlei in Spanien zu wählen:

• 100 % digital: Unser Softwareingenieur stellt sicher, dass die Daten effizient von Ihrem Unternehmen zu uns fließen.
• Transparenz: Alle für Ihr Unternehmen eingereichten Steuerformulare werden in Echtzeit auf unsere Online-Plattform (Tempo) hochgeladen, ebenso wie vierteljährliche Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen.
• Service auf Englisch: Unsere internen Buchhalter sprechen Englisch, sodass Sie einen persönlichen Service in Ihrer Sprache erhalten. Wir sind Experten in der Buchhaltung für Unternehmen mit ausländischen Kunden und Lieferanten.

Buchhaltung & Steuererklärungen

Sie haben zwei Optionen für die weitere Vorgehensweise:

Softwarelösungen

Bei Strong Law verbessern wir die Erfahrung unserer Mandanten mit unserer firmeneigenen Software Tempo ®, einer vielseitigen Plattform zur Vereinfachung der Unternehmensverwaltung. Tempo bietet alles, was Sie zur Verwaltung Ihres Unternehmens benötigen – jederzeit und überall. Die Plattform umfasst leistungsstarke Funktionen wie Rechnungsstellung, Buchhaltung und Projektmanagement und kann eigenständig genutzt oder nahtlos in Plattformen wie Holded, Xero oder QuickBooks integriert werden.

Xero und QuickBooks sind derzeit nicht an den spanischen Allgemeinen Kontenplan angepasst, sodass es nicht möglich ist, Steuererklärungen über diese Plattformen einzureichen. Hier kommt Tempo ins Spiel: Es fungiert als Schnittstelle zwischen den Systemen und passt alle Informationen an den spanischen Kontenplan an.

Tempo ® ist unser Mandantenportal und eine auf internationale Mandanten zugeschnittene Business-Management-Software, die sicherstellt, dass Ihr Unternehmen reibungslos läuft und Sie rund um die Uhr informiert sind.

Zusammenfassung Ihrer Buchhaltungs- und Steuerpflichten in Spanien

FAQs:

Links:

• Wenn ich Xero nutze, können Sie dann die Steuererklärungen einreichen?

• Können Sie die Buchhaltung nach UK-GAAP führen?

• Wie hoch ist der Mehrwertsteuersatz in Spanien?

• Fallstudie: EU-Verkäufe über Amazon

• Welche Steuerformulare muss ein spanisches Unternehmen einreichen?

• Wann erhalte ich als SL eine Rückerstattung der gezahlten Mehrwertsteuer?

Steuer- und Buchhaltungs-Compliance für Neugründungen in Spanien

Der Betrieb eines Unternehmens in Spanien umfasst die Einhaltung bestimmter steuerlicher und buchhalterischer Pflichten, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Um die steuerlichen und buchhalterischen Pflichten in Spanien zu erfüllen, muss eine Neugründung (New Co) zunächst bei der Steuerbehörde registriert werden und eine Steueridentifikationsnummer (NIF/CIF) beantragen. Anschließend sind detaillierte Aufzeichnungen über alle Einnahmen, Ausgaben und Transaktionen zu führen sowie separate Buchhaltungsbücher für etwaige Mehrwertsteuerpflichten zu unterhalten. Zudem sind regelmäßige Steuererklärungen einzureichen und die entsprechenden Steuern fristgerecht zu zahlen, um Sanktionen und rechtliche Probleme zu vermeiden. Die verpflichtenden Compliance-Standards sollen Transparenz, Rechenschaftspflicht und eine solide Finanzkontrolle gewährleisten. Jede Verpflichtung, von der Körperschaftsteuer bis zu lokalen Abgaben, hat eigene Abgabefristen und Verfahrensdetails, die eine präzise Einhaltung erfordern. Darüber hinaus müssen Unternehmen strenge Buchhaltungspraktiken gemäß dem spanischen Allgemeinen Kontenrahmen einhalten und verschiedene arbeits- und sozialversicherungsrechtliche Vorschriften beachten. Dieses Angebot liefert einen umfassenden Überblick über die wichtigsten steuerlichen und buchhalterischen Compliance-Anforderungen für Unternehmen in Spanien und hebt zentrale Fristen und Verfahren hervor, um die Einhaltung der spanischen Gesetze sicherzustellen.

Hier ist eine allgemeine Liste der wichtigsten verpflichtenden steuerlichen und buchhalterischen Compliance-Anforderungen für Neugründungen in Spanien:

• Körperschaftsteuer (IS impuesto de sociedades)
• Mehrwertsteuer (VAT-IVA)
• Einkommensteuerabzug / Quellensteuer (IRPF)
• Nichtansässige: vierteljährlich oder jährlich (216-296, 290)
• Sondersteuern, z. B. online, Telekommunikation, Alkohol, Tabak und Energie
• Steuer auf wirtschaftliche Tätigkeiten (IAE)
• Jahresabschlüsse und amtliche Handelsbücher (Einreichung beim Handelsregister: Registro mercantil)
• Buchführung nach PGC (Plan General de Contabilidad)
• Rechnungsstellung und fortlaufende Rechnungsnummerierung (E-factura)

1.- Steuerliche Compliance

1.1 Körperschaftsteuer

Rechtsgrundlage: Impuesto de sociedades

• Jährliche Abgabe: Muss innerhalb von 25 Tagen nach Ablauf der sechs Monate nach Ende des Geschäftsjahres eingereicht werden. In Spanien entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr vom 1. Januar bis zum 31. Dezember.
• Vierteljährliche Vorauszahlungen: Vorauszahlungen müssen dreimal jährlich (April, Oktober und Dezember) geleistet werden, ab dem zweiten Jahr mit Gewinn.

1.2 Mehrwertsteuer (VAT, IVA)

Rechtsgrundlage: IVA

In Spanien ist die Mehrwertsteuer (Value Added Tax, VAT), bekannt als Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), eine Verbrauchssteuer, die auf die meisten Waren und Dienstleistungen erhoben wird. Sie wird von Unternehmen im Namen der spanischen Regierung eingezogen. Jedes Unternehmen schlägt beim Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen IVA auf den Preis auf. Unternehmen können jedoch auch die IVA abziehen, die sie auf ihre Einkäufe gezahlt haben. Das bedeutet, dass die Mehrwertsteuer letztlich vom Endverbraucher getragen wird, da sie im Endpreis enthalten ist.

• Monatliche oder vierteljährliche Abgabe: Abhängig vom Umsatz müssen IVA-Erklärungen (Modelo 303) monatlich oder vierteljährlich im April, Juli, Oktober und Januar eingereicht werden.
• Jahreszusammenfassung (Modelo 390): Muss bis zum 30. Januar des Folgejahres eingereicht werden.

Weitere Formulare wie 349 und 347 können ebenfalls einzureichen sein, auch wenn diese Formulare nur zu Informationszwecken dienen. Bitte beachten Sie, dass die Frist für das Formular 347 der 28. Februar ist. Rechtsgrundlage zu Informationszwecken.

1.3 Einkommensteuer & Quellensteuer (IRPF)

Rechtsgrundlage: 130 Freiberufler und KMU: Allgemeine Sätze sind: 20% direkt oder 4% bei mehr als einem Arbeitnehmer bzw. 3% bei einem Arbeitnehmer oder 2% ohne Arbeitnehmer.

• Monatliche oder vierteljährliche Abgabe: Quellensteuererklärungen (Modelos 111 und 115) müssen monatlich oder vierteljährlich eingereicht werden. Je nach Größe und Anzahl der Arbeitnehmer basiert der Satz auf Gehältern, Familienverhältnissen und der Jahreszeit und liegt zwischen 19% und 34. Zur Schätzung des Satzes gibt es einen kostenlosen Service der Steuerbehörde.
• Jahreszusammenfassung (Modelo 190): Muss bis zum 31. Januar des Folgejahres eingereicht werden.

Die Quellensteuer basiert auf:

1. Familiäre Situation:

   1.1- Ledig, verwitwet, geschieden oder rechtlich getrennt mit alleinstehenden Kindern unter 18 Jahren oder rechtlich behinderten Kindern, die ausschließlich mit dem Empfänger zusammenleben, ohne auch mit dem anderen Elternteil zusammenzuleben

   1.2.- Verheiratet und nicht rechtlich getrennt, dessen Ehepartner nicht mehr als 1.500 Euro jährlich verdient, steuerfreie Einkünfte ausgenommen (in diesem Fall wird auch die NIF des Ehepartners angegeben).

   1.3- Familiäre Situation, die sich von den beiden oben genannten unterscheidet (ledig ohne Kinder, verheiratet, dessen Ehepartner mehr als 1.500 Euro jährlich verdient usw.)

   1.4- Wenn der Arbeitnehmer seine familiäre Situation nicht mitteilen möchte.

2. Behinderung (anerkannter Behinderungsgrad).
3. Geografische Mobilität.
4. Verlängerung der Erwerbstätigkeit.
5. Kinder und andere Nachkommen unter 25 Jahren oder über 25, wenn sie behindert sind, die mit dem Empfänger zusammenleben.
6. Vorfahren (Eltern/Großeltern) über 65 Jahre oder unter 65, wenn sie behindert sind, die mit dem Empfänger zusammenleben.
7. Ausgleichsrenten zugunsten des Ehepartners und Unterhaltszahlungen zugunsten der Kinder, beide durch gerichtliche Entscheidung festgelegt.
8. Zahlungen für den Erwerb oder die Sanierung der Hauptwohnung mittels Fremdfinanzierung, mit Anspruch auf Abzug in der IRPF (nur für Steuerpflichtige, die ihre Hauptwohnung vor dem 1. Januar 2013 erworben haben oder Beträge für deren Sanierung vor diesem Datum gezahlt haben).

1.4 Steuer für Einkünfte Nichtansässiger (IRNR)

Rechtsgrundlage und Formulare: Nichtansässige

• Vierteljährliche Abgabe: Steuererklärungen (Modelo 210, 216 und weitere) für Nichtansässige, die Einkünfte in Spanien erzielen.
• Jahreszusammenfassung (Modelo 296): Muss bis zum 31. Januar des Folgejahres eingereicht werden.

1.5 Sondersteuern (Impuestos Especiales)

• Anwendbar auf bestimmte Waren wie Alkohol, Tabak, TV, Telefon- und Telekommunikationsdienste sowie Energieprodukte; dies sind die häufigsten.
• Monatliche oder vierteljährliche Abgabe: Abhängig von der Steuerart.

1.6 Steuer auf wirtschaftliche Tätigkeiten (IAE)

Rechtsgrundlage und Formulare Impuesto Actividades Economicas

Die IAE gilt für natürliche Personen (Selbständige), juristische Personen (Unternehmen) sowie Einheiten ohne eigene Rechtspersönlichkeit (z. B. Gemeinschaften), die wirtschaftliche, berufliche oder künstlerische Tätigkeiten im Staatsgebiet ausüben, mit Ausnahme von Landwirtschaft, abhängiger Viehzucht, Forstwirtschaft und Fischerei.

Eine Tätigkeit gilt als wirtschaftlich, beruflich oder künstlerisch ausgeübt, wenn sie die Organisation von Produktionsmitteln und Personal (oder eines von beidem) auf eigene Rechnung beinhaltet, mit dem Ziel, an der Produktion oder Verteilung von Waren oder Dienstleistungen mitzuwirken.

Es gibt drei Arten von Sätzen: national, provinziell und kommunal.

• Kommunale Sätze: In jeder Tätigkeit definiert; sie berücksichtigen die Fläche der Räumlichkeiten, in denen die besteuerten Tätigkeiten ausgeübt werden, sowie alle anderen, die in den genannten Tarifen nicht ausdrücklich als provinziell oder national klassifiziert sind. Die Zahlung der kommunalen Mindestsätze berechtigt zur Ausübung der entsprechenden Tätigkeiten innerhalb der Gemeinde, in der die Zahlung erfolgt.
• Provinzielle Sätze: In jeder Tätigkeit definiert; ihre Zahlung berechtigt zur Ausübung der entsprechenden Tätigkeiten im territorialen Umfang der jeweiligen Provinz, ohne dass ein kommunaler Mindestsatz zu zahlen ist.
• Nationale Sätze: In jeder Tätigkeit definiert; die Zahlung der nationalen Sätze berechtigt zur Ausübung der entsprechenden Tätigkeiten im gesamten Staatsgebiet, ohne dass kommunale oder provinziell Mindestsätze zu zahlen sind.
• Die IAE ist eine Jahressteuer und in der Regel in den ersten zwei Jahren der Geschäftstätigkeit sowie für Unternehmen mit einem Umsatz unter 1 Mio. € befreit.

1.7 Steuerliches Register (Census)

Rechtsgrundlage und Formular 036

Die AEAT (spanische Steuerbehörde) verlangt von allen Unternehmen, Privatpersonen oder Unternehmern, sich zu registrieren und ihre Informationen im Register (Censo) der Unternehmer, Freiberufler und Einbehalter aktuell zu halten, um die steuerlichen Verpflichtungen jedes Steuerpflichtigen zu erfassen und zu überwachen.

In diesem Register müssen enthalten sein:

• Privatpersonen oder Einheiten, die wirtschaftliche oder berufliche Tätigkeiten ausüben.
• Alle Kapitalgesellschaften

1.8 Intrastat

Rechtsgrundlage und Formulare: Intrastat EU-Statistik

Die Pflicht zur Bereitstellung der im Intrastat-System geforderten Informationen trifft jede mehrwertsteuerpflichtige Einheit:

1. die Waren aus dem statistischen Gebiet Spaniens in das eines anderen Mitgliedstaats der Europäischen Union versendet (Versendungsstrom), oder
2. die Waren aus dem statistischen Gebiet eines anderen Mitgliedstaats in das statistische Gebiet Spaniens einführt (Eingangsstrom).

Alle Waren, die zwischen dem statistischen Gebiet Spaniens und dem statistischen Gebiet eines anderen Mitgliedstaats der Europäischen Gemeinschaft zirkulieren, unterliegen der innergemeinschaftlichen Statistik, einschließlich:

• Gemeinschafts- und Nichtgemeinschaftswaren.
• Waren mit oder ohne zugrunde liegende Handelsgeschäft.

Die Pflicht zur Abgabe statistischer Intrastat-Meldungen wird durch zwei gemeinsam zu berücksichtigende Faktoren bestimmt:

1. Die Art des Wirtschaftsbeteiligten: natürliche oder juristische Person, die im Mitgliedstaat der Einfuhr und/oder Versendung der Mehrwertsteuer unterliegt.
2. Das Volumen des innergemeinschaftlichen Handels. Wirtschaftsbeteiligte, die im Vorjahr innergemeinschaftliche Vorgänge der Einführung und/oder Versendung mit einem gesamten fakturierten Betrag in Höhe oder über dem festgelegten Schwellenwert durchgeführt haben (seit 1. Januar 2015: 400.000 Euro), sind verpflichtet.

Die Intrastat-Meldung wird monatlich innerhalb der Frist der ersten zwölf Kalendertage des Monats eingereicht, der auf den Monat folgt, in dem die meldepflichtigen Vorgänge durchgeführt wurden.

1.9 Grundsteuer / Immobiliensteuer (IBI)

Jährliche Immobiliensteuer.

2.- Buchhalterische Compliance

2.1. Jahresabschlüsse

Jährliche Einreichung. Die Jahresabschlüsse müssen von den Gesellschaftern genehmigt und innerhalb eines Monats nach der Genehmigung beim Handelsregister eingereicht werden; die Genehmigung muss innerhalb von sechs Monaten nach Ende des Geschäftsjahres erfolgen.

Wenn das Unternehmen seine Abschlüsse nach dem PGC erstellt, umfassen die Jahresabschlüsse folgende Dokumente:

1. Inventarbuch und Bilanz.
2. Gewinn- und Verlustrechnung,
3. Eigenkapitalveränderungsrechnung
4. Kapitalflussrechnung
5. Das Protokollbuch der Gesellschaft wird gemäß RD 1514/2007 erstellt.

2.2. Allgemeiner Kontenrahmen (Plan General de Contabilidad).

Rechtsgrundlage: Plan General Contable (PGC). Unternehmen müssen Buchhaltungsaufzeichnungen gemäß dem spanischen Allgemeinen Kontenrahmen führen. Die Buchführung umfasst:

• Laufende Buchführung: Führen genauer und aktueller Aufzeichnungen über alle Geschäftsvorgänge auf Basis von Bankbewegungen bzw. Ausgaben und Einnahmen.
• Pflichtbücher: Führen und Legalisieren von Büchern wie dem Journal (Libro Diario), dem Inventar- und Jahresabschlussbuch (Libro de Inventarios y Cuentas Anuales) sowie dem Protokollbuch (Libro de Actas).

2.3. Amtliche Handelsbücher

• Legalisierung: Die Bücher müssen jährlich durch das Handelsregister legalisiert werden, innerhalb von vier Monaten nach Ende des Geschäftsjahres.

2.4. Prüfungspflichten

• Gesetzliche Abschlussprüfung: Erforderlich für Unternehmen, die bestimmte Kriterien erfüllen (z. B. Umsatz, Vermögenswerte, Anzahl der Mitarbeiter).
• Einreichung: Der Prüfungsbericht muss zusammen mit den Jahresabschlüssen beim Handelsregister eingereicht werden.

2.5. Rechnungen

Unternehmer und Freiberufler, die in Spanien tätig sind, müssen für die von ihnen verkauften Waren und erbrachten Dienstleistungen im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit eine Rechnung ausstellen und sind verpflichtet, eine Kopie dieser Rechnungen vier Jahre lang aufzubewahren.

Eine Rechnung sollte Folgendes enthalten:

• Nummer und ggf. Serie.
• Ausstellungsdatum.
• Vollständiger Name und Nachname oder vollständige Firmen-/Gesellschaftsbezeichnung von Aussteller und Empfänger.
• Steueridentifikationsnummer (NIF) des Ausstellers und in bestimmten Fällen des Empfängers.
• Anschrift von Aussteller und Empfänger.
• Beschreibung der Vorgänge und erforderliche Daten zur Bestimmung der Steuerbemessungsgrundlage und ihres Betrags (Einzelpreis ohne VAT, Rabatte oder Nachlässe).
• Steuersatz/Steuersätze.
• Steuerbetrag gesondert ausgewiesen.
• Datum der Transaktion, falls abweichend vom Rechnungsdatum.

3.- Regulatorische Compliance

3.1.- Datenschutz (DSGVO)

Sicherstellung der Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), wie sie in Spanien angewendet wird.

3.2- Umweltbezogene Compliance-Berichterstattung:

Bestimmte Branchen können zusätzliche Berichtspflichten im Zusammenhang mit umweltrechtlichen Vorschriften haben.

3.3- Empfang von Mitteilungen der Steuerbehörde: DEH

Der elektronische Zugang der Bürger zu öffentlichen Dienstleistungen hat eine neue Art der Zustellung über das Internet mittels einer aktivierten elektronischen Adresse (DEH) etabliert. Die aktivierte elektronische Adresse dient dem Empfang administrativer Mitteilungen, die öffentliche Stellen ausstellen können. Natürliche oder juristische Personen, die sich beim Dienst für elektronische Zustellungen registrieren, erhalten eine eindeutige DEH und können die Verwaltungsverfahren abonnieren, zu denen sie Mitteilungen auf diesem Weg erhalten möchten. Wenn eine öffentliche Stelle Sie darüber informiert hat, dass Mitteilungen zwingend über diesen Dienst erfolgen, ist ein Abonnement nicht erforderlich. Weitere Informationen: DEH

3.4- Nationales Statistikamt: INE

Das Nationale Statistikamt erstellt Umfragen, die verpflichtend sind, wenn Ihr Unternehmen ausgewählt wird; bei Nichtbeantwortung kann ein Bußgeld verhängt werden. Offizielle Statistiken sind eine der wichtigsten Informationsquellen über unsere Gesellschaft. Sie sind wesentlich für öffentliche Verwaltungen, Unternehmen und andere gesellschaftliche Akteure, um bessere Entscheidungen zu treffen. Zudem liefern sie der Gesellschaft Informationen zur Analyse und Bewertung staatlicher Politiken. Einige Statistiken haben rechtliche Auswirkungen, beispielsweise zur Aktualisierung von Einkommen. Ein Beispiel für die Nutzung statistischer Informationen ist die Berechnung des Bruttoinlandsprodukts (BIP). Zur Berechnung des BIP werden Daten aus verschiedenen Erhebungen verwendet (Arbeitskräfteerhebung, Haushaltsbudgeterhebung, Industrieunternehmenserhebung, Jahresdienstleistungserhebung, Strukturerhebung im Baugewerbe usw.). Sein Wert bestimmt unter anderem, wie hoch der Beitrag unseres Landes zum Gemeinschaftshaushalt sein soll. Er dient auch zur Berechnung der Beteiligung der autonomen Gemeinschaften am Interterritorialen Ausgleichsfonds sowie zur Bestimmung, welche Empfänger bestimmter Strukturfonds sein können.

Bei auf Unternehmen ausgerichteten Umfragen sind die Phasen der Stichprobengewinnung:

• Gruppierung von Unternehmen oder lokalen Einheiten mit ähnlichen Merkmalen. Die Gruppen werden als Schichten (strata) bezeichnet. Üblicherweise werden geografische Lage, wirtschaftliche Tätigkeit und ein Maß für wirtschaftliche Größe, meist die Mitarbeiterzahl, berücksichtigt.
• Festlegung der erforderlichen Unternehmen oder lokalen Einheiten in der Stichprobe innerhalb jeder Schicht.
• Auswahl der Stichprobeneinheiten innerhalb jeder Schicht. In dieser letzten Phase erfolgt die Auswahl zufällig, wenn die Stichprobe nur einen Teil der Gesamtgruppe umfasst. Es gibt Umstände, die erfordern, dass alle Einheiten einer Schicht Teil der Stichprobe sind. Dies ist bei größeren Einheiten der Fall oder wenn es nur wenige Unternehmen in der Schicht gibt.

Falls Ihre Einheit eine Aufforderung zur Abgabe einer INE-Umfrage erhält, muss diese eingereicht werden, je nach Vorgabe des INE jährlich, vierteljährlich oder in einigen Fällen monatlich.

3.5.- Für Europa: Import/Export

Operador Economico Autorizado An Authorized Economic Operator (AEO) kann als vertrauenswürdiger Wirtschaftsbeteiligter für Zollvorgänge definiert werden und kann folglich Vorteile in der gesamten Europäischen Union genießen.

Der AEO erwirbt eine Reihe von Vorteilen und muss eine Reihe von Anforderungen erfüllen.

Vorteile:

• Weniger physische und dokumentarische Kontrollen.
• Priorität bei Kontrollen.
• Möglichkeit, den Ort der Kontrolle zu wählen (einschließlich nationaler zentralisierter Abfertigung).
• Einfacherer Zugang zu vereinfachten Zollverfahren. Summarische Anmeldungen für Ein- oder Ausfuhr mit reduzierten Daten.
• Vorabbenachrichtigung über die Entscheidung zur physischen Kontrolle.

Weitere Vorteile:

• einfacherer Zugang zum Zoll
• indirekte Verbesserungen bzw. internationale Anerkennung der Figur in Geschäftsbeziehungen
• Reduzierungen von Sicherheitsleistungen
• nationale zentralisierte Abfertigung usw.

Die Vorteile, die sich aus dem Besitz eines AEO-Zertifikats ergeben, sind nicht übertragbar; daher kann nur der Inhaber selbst davon profitieren.

Maximale Sicherheit wird erreicht, wenn alle Teilnehmer der Logistikkette sichere Wirtschaftsbeteiligte sind. Fehlt diese Voraussetzung, steigt das Risiko und die Vorteile nehmen logischerweise ab.

Anforderungen an den Wirtschaftsbeteiligten:

Zu den Kriterien für die Gewährung des Status des Zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten gehört laut Verordnung (EWG) Nr. 2913/92 Folgendes:

• eine zufriedenstellende Vorgeschichte hinsichtlich der Einhaltung zollrechtlicher Vorschriften
• ein geeignetes System zur Verwaltung von Geschäftsaufzeichnungen und ggf. Transportaufzeichnungen, das eine angemessene zollrechtliche Kontrolle ermöglicht; ggf. nachgewiesene finanzielle Solvenz und, falls anwendbar, angemessene Sicherheitsstandards.

Arten von Zertifikaten:

Es gibt drei Arten, abhängig von den Anforderungen und den daraus abgeleiteten Vorteilen:

• Authorized Economic Operator Certificate - Customs Simplifications.
• Authorized Economic Operator Certificate - Security and Protection.
• Authorized Economic Operator Certificate - Simplifications and Security.

3.6. ROI/VIES

Rechtsgrundlagen und zugehörige Formulare finden Sie hier: Vies/Roi

Innergemeinschaftliche europäische Lieferungen von Waren und Dienstleistungen sind von der Mehrwertsteuer befreit. Das Regime ist dadurch gekennzeichnet, dass im Ursprungsland eine Befreiung gewährt wird, unter der Bedingung, dass der Erwerb der Waren im Bestimmungsland besteuert wird. Die notwendigen Bedingungen, damit eine innergemeinschaftliche Lieferung in Spanien von der Mehrwertsteuer befreit ist, sind zwei:

1. Die Waren werden im Auftrag des Verkäufers, des Käufers oder durch einen Dritten im Auftrag eines von beiden in das Gebiet eines anderen Mitgliedstaats versendet oder transportiert.
2. Der Empfänger der Waren ist für Mehrwertsteuerzwecke in einem anderen Mitgliedstaat identifiziert und mehrwertsteuerpflichtig.

Die an diesen Vorgängen beteiligten Parteien müssen spezifisch mit der innergemeinschaftlichen Unternehmernummer (EU VAT ID) identifiziert sein und im VIES-Register eingetragen sein.

Die EU VAT ID ist auch für Unternehmer oder Freiberufler erforderlich, die Dienstleistungen erbringen, die nach den Ortsbestimmungsregeln als in einem anderen Mitgliedstaat als Spanien erbracht gelten, wenn der Steuerpflichtige der Empfänger dieser Dienstleistungen ist.

Rechnungen, die bei innergemeinschaftlichen Vorgängen ausgestellt werden, müssen die EU-Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer sowohl des Verkäufers als auch des Käufers enthalten.

Es liegt in der Verantwortung des Verkäufers sicherzustellen, dass der Empfänger als innergemeinschaftlicher Unternehmer registriert ist.

Wie ist die EU VAT ID Nummer aufgebaut?

Für Mehrwertsteuerzwecke wird für Privatpersonen oder Einheiten, die innergemeinschaftliche Vorgänge durchführen, die EU VAT ID gemäß den allgemeinen Regeln definiert, vorangestellt durch das Präfix ES, entsprechend dem internationalen Standard ISO-3166 alpha 2 Code.

Spanische VAT ID = ES + VAT ID Nummer.

Die VIES VAT ID wird, mit einigen Ausnahmen, bei Antrag an folgende Privatpersonen oder Einheiten vergeben:

• Unternehmer oder Freiberufler, die im Gebiet der spanischen Mehrwertsteuer ansässig sind oder nicht, und die Lieferungen von Waren oder innergemeinschaftliche Erwerbe von Waren durchführen, die der Steuer unterliegen, auch wenn die im Rahmen solcher innergemeinschaftlichen Erwerbe erworbenen Waren für die Ausübung von wirtschaftlichen oder beruflichen Tätigkeiten im Ausland verwendet werden (nichtansässige Einheiten).
• Unternehmer oder Freiberufler, die Empfänger von Dienstleistungen sind, die von Unternehmern oder Freiberuflern erbracht werden, die nicht im spanischen Festlandgebiet und auf den Balearen ansässig sind, und für die sie Mehrwertsteuerschuldner sind (Reverse-Charge-Verfahren).
• Unternehmer oder Freiberufler, die Dienstleistungen erbringen, die nach den Ortsbestimmungsregeln als in einem anderen Mitgliedstaat als Spanien erbracht gelten, wenn der Steuerpflichtige der Empfänger dieser Dienstleistungen ist.
• Juristische Personen, die nicht als Unternehmer oder Freiberufler handeln, wenn sie innergemeinschaftliche Erwerbe von Waren tätigen, die der Mehrwertsteuer unterliegen.

3.7.- EORI

Rechtsgrundlagen und Formulare finden Sie auf der Website der Agencia Tributaria.

Die EORI-Nummer (Economic Operator Registration and Identification Number) ist eine Steuer-/Identifikationsnummer, die in der gesamten Europäischen Union eindeutig ist und als gemeinsame Referenz im Umgang mit den Zollbehörden der gesamten EU verwendet werden muss.

Die Zusammensetzung der EORI-Nummer für Wirtschaftsbeteiligte, die in Spanien registriert sind und zudem eine von der AEAT zugewiesene NIF haben, lautet wie folgt:

• 2-stelliger ISO-Code für Spanien (ES) + NIF.

Die EORI ist nicht mit anderen Identifikationsnummern zu verwechseln, die von den Steuerbehörden vergeben werden, wie z. B. der NIF-IVA-Nummer (dies setzt eine Registrierung als EU-VAT im Register der innergemeinschaftlichen Unternehmer voraus) oder dem Zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten (AEO). Ein Wirtschaftsbeteiligter ist eine Person, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Vorgänge ausführt, die durch das Zollrecht geregelt sind; Zugelassene Wirtschaftsbeteiligte hingegen sind vertrauenswürdige Betreiber in Zollvorgängen und genießen folglich Vorteile in der gesamten Europäischen Union.

Das bedeutet, dass alle Wirtschaftsbeteiligten eine EORI-Nummer haben müssen, während nur diejenigen, die dies wünschen, ein AEO-Zertifikat beantragen, um die entsprechenden Vorteile zu erhalten.

Die Gesetzgebung beschränkt die Zuweisung einer EORI auf Betreiber mit eigener und unabhängiger Rechtspersönlichkeit. In Spanien können sowohl Zweigniederlassungen als auch Betriebsstätten nichtansässiger Einheiten Rechtsakte vornehmen, sodass sie auf Antrag eine eigene EORI erhalten.

Welche Regeln gelten für das Erscheinungsbild einer Rechnung?

Eine Rechnung (factura) in Spanien muss Folgendes enthalten:

• Firmenname Ihres Unternehmens, CIF und Anschrift.
• Vollständiger Name des Kunden, CIF (oder NIF oder NIE) und Anschrift.
• Rechnungsdatum und Rechnungsnummer.
• Die Rechnung muss eine Position für den Betrag vor Hinzurechnung der IVA enthalten ("base imponible") sowie eine Position für die IVA selbst.

In Spanien werden Zahlungen typischerweise per Banküberweisung geleistet. Da der Kunde in diesem Fall einige Zeit nach Erhalt der Rechnung zahlt, ist es sinnvoll, folgenden Hinweis aufzunehmen: "El pago de esta factura se acredita por su abono bancario" ("Der Bankbeleg ist Ihr Zahlungsnachweis für diesen Betrag").

Wenn die Rechnung keine IVA enthält (siehe nächste Frage), muss die Rechnung den Verweis auf die Rechtsnorm enthalten, aufgrund derer die Befreiung gilt.

Bei der Erstellung von Rechnungsnummern darf es keine Lücken in der Nummerierung geben. Außerdem darf eine spätere Rechnungsnummer kein früheres Rechnungsdatum haben.

Muss mein spanisches Unternehmen bei der Abrechnung an Kunden immer Mehrwertsteuer ausweisen?

Im Allgemeinen müssen Sie Kunden innerhalb Spaniens und Kunden außerhalb der EU Mehrwertsteuer berechnen, dies hängt jedoch von der Art des Vorgangs ab. Bei EU-Kunden muss Mehrwertsteuer berechnet werden, es sei denn:

• Der Vorgang erfolgt zwischen zwei in unterschiedlichen EU-Mitgliedstaaten ansässigen VIES-registrierten, mehrwertsteuerpflichtigen Einheiten, oder
• Eine Dienstleistung wird an einen anderen Mitgliedstaat erbracht und fällt unter die Reverse-Charge-Regel, in diesem Fall müsste der mehrwertsteuerregistrierte Empfänger die Mehrwertsteuer selbst abrechnen.

Die Art des Vorgangs entscheidet darüber, ob Mehrwertsteuer berechnet werden muss oder nicht. In den oben genannten Ausnahmefällen sind bestimmte administrative Anforderungen einzuhalten, um die Mehrwertsteuerbefreiung in Anspruch nehmen zu können. Im Zweifel berechnen Sie Mehrwertsteuer.

Wenn Ihr Kunde in einem anderen EU-Land sitzt, müssen Sie sich in manchen Fällen in diesem Land registrieren und dann die Mehrwertsteuer über diese lokale Einheit berechnen.

Kassenbelege vs. Rechnungen: Was ist in Spanien der Unterschied?

Ein Beleg wird auf Spanisch ticket genannt. Ein ordnungsgemäßer Beleg heißt factura simplificada (vereinfachte Rechnung). Damit ein Beleg eine factura simplificada ist, muss er Folgendes enthalten:

• Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
• NIF des Verkäufers
• Beschreibung der Ware oder Dienstleistung
• Angewandte Mehrwertsteuer

Mit anderen Worten: Der einzige Unterschied zwischen einer factura simplificada und einer vollständigen Rechnung ist, dass die Person oder das Unternehmen, das die Rechnung bezahlt, nicht aufgeführt wird (Name, Steuernummer und Adresse).

Der Beleg ist als Ausgabe abzugsfähig (wenn Sie nachweisen können, dass die Kosten geschäftlich veranlasst sind), aber die Mehrwertsteuer ist NICHT abzugsfähig. Daher gilt: Wenn Sie etwas in einem Geschäft kaufen, sollten Sie immer nach einer Rechnung fragen. Um Probleme zu vermeiden, empfehlen wir, keine Belege über 50€ in die Buchhaltung aufzunehmen.

Bei einer Betriebsprüfung achtet die spanische Steuerbehörde besonders auf folgende Ausgaben:

• Restaurantkosten am Ort, an dem das Unternehmen Büros hat
• Bars, Restaurants und Hotels (insbesondere wenn das Datum auf ein Wochenende fällt)
• Lebensmittel
• Mobiltelefone
• Kleidung

In diesen Fällen müssen Sie zweifelsfrei nachweisen, dass diese Ausgaben notwendig und geschäftlich veranlasst waren.

Kann ich Reisekosten in Spanien absetzen?

Um Reisekosten -- Transport, Verpflegung und Unterkunft -- abzusetzen, müssen Sie nachweisen können, dass diese Kosten notwendig sind, um Einnahmen zu erzielen, und klar mit der wirtschaftlichen Tätigkeit des Unternehmens verbunden sind, im Gegensatz zu privaten Ausgaben. Sie sollten E-Mails mit dem Kunden aufbewahren, die das Treffen oder das Geschäftsessen dokumentieren. Sie müssen eine vollständige Rechnung vorlegen, nicht nur ein Zugticket, und das Transportticket sollte niemals bar bezahlt werden. Bei Verpflegung sollte es sich um ein Restaurant handeln, nicht um einen Imbissstand.

Kann ich Ausgaben im Zusammenhang mit dem Vertrieb meines Unternehmens absetzen (gastos de representación)?

Ja, in Spanien können Sie diese Ausgaben absetzen, jedoch nur bis zu 1% Ihres Unternehmensumsatzes. Alles über 1% ist nicht abzugsfähig. Zu diesen Ausgaben können gehören:

• Hotelaufenthalte.
• Ein kostenloses Essen in einem Restaurant oder Tickets für Sport- oder Freizeitveranstaltungen.
• Ein Workshop oder eine Konferenz.

Diese Ausgaben müssen durch eine vollständige Rechnung und elektronische Zahlung belegt werden. Die Kosten müssen marktüblich sein.

Muss mein Unternehmen unsere Rechnungen elektronisch an die Steuerbehörde melden?

Länder setzen die EU-Richtlinie zur elektronischen Meldung der Mehrwertsteuer für alle ausgestellten Rechnungen schrittweise um. Spanien und andere Länder haben Fristverlängerungen für die Umsetzung erhalten. Spanien hat schließlich die Regelung SII (Sistema Inmediato de Información) verabschiedet, die festlegt, dass ab dem 1. Juli 2017 jedes Unternehmen mit mehr als 6 Mio. € Jahresumsatz seine Rechnungen innerhalb von 4 Tagen nach Erstellung an die spanische Steuerbehörde übermitteln muss. Zusätzlich müssen für alle Unternehmen, die nicht für SII registriert sind, ab dem 1. Januar 2026 alle Rechnungen, die von einer spanischen Einheit an irgendeinen Kunden ausgestellt werden, vollständig mit dem VeriFactu-System konform sein. Das bedeutet, dass das verwendete Rechnungssystem automatisch einen QR-Code für jede Rechnung erzeugen muss, und die Rechnung muss unveränderbar sein, mit einer nicht ersetzbaren Hash-Nummer.

Was beinhaltet Ihr Service?

Unser Service umfasst Folgendes:

• Beantragung einer Steuernummer für Ihr Unternehmen, falls Sie noch keine haben.
• Registrierung des Unternehmens für die Steuer auf wirtschaftliche Tätigkeiten.
• Registrierung des Unternehmens für Mehrwertsteuerzwecke.
• Registrierung des Unternehmens bei der Sozialversicherung.
• Durchführung der Buchhaltung für das Unternehmen gemäß spanischen und EU-Buchhaltungsvorschriften (Zwölfte Richtlinie), basierend auf den vom Kunden erhaltenen Informationen.
• Einreichung aller erforderlichen Steuerformulare.
• Legalisierung der amtlichen Handelsbücher beim Handelsregister sowie der notariell beglaubigten Jahresabschlüsse zum Jahresende. Dazu gehören das libro de actas, libro de socios, memoria anual, cuentas anuales, balance de situación, cuenta de perdidas y ganancias und libro diario sowie die Bescheinigung der jährlichen Gesellschafterversammlung zur Genehmigung der Buchhaltung.
• Bereitstellung von Informationen für den Kunden zu den spanischen Regeln der Rechnungserstellung sowie allgemeine Hinweise zur Nachverfolgung von Ausgaben und Belastungen.
• Steuerliche Vertretung (wir empfangen und bearbeiten alle Mitteilungen der Steuerbehörden im Namen des Unternehmens).

Wir bieten viele zusätzliche Dienstleistungen an, wie zum Beispiel:

• Im Rahmen unseres Payroll-Services können wir den Unternehmensleiter bei der Sozialversicherung anmelden und monatliche Gehaltsabrechnungen erstellen.
• Wir können Änderungen in Bezug auf das Unternehmen -- z. B. Gesellschafter, Erhöhung/Verringerung des Stammkapitals -- beim Handelsregister eintragen.
• Wir können Berichte monatlich, vierteljährlich oder jährlich liefern und die Informationen an die internationale Buchhaltungsabteilung Ihrer Zentrale anpassen.
• Wiederherstellung (Reinstatement): Wir lösen offene Compliance-Themen und reichen die erforderlichen Formulare und Gebühren bei der Steuerbehörde ein, um Ihr Unternehmen wieder in ordnungsgemäßen Status zu versetzen.
• Vertretung bei einer Prüfung durch die Steuerbehörde.

Sie senden uns einfach jeden Monat Ihre Rechnungen und Kontoauszüge per Post oder E-Mail, und wir erledigen den Rest.

Warum Strong Abogados für die Buchhaltung in Spanien wählen?

• Da wir Buchhalter, einen Gesellschafts-/Steueranwalt und einen Payroll-Spezialisten in derselben Kanzlei haben, sind Ihre geschäftlichen Anforderungen abgedeckt, und Informationen werden intern weitergegeben, ohne dass Ihr Eingreifen erforderlich ist.
• Unsere Buchhalter verfügen über spanische Abschlüsse im Bereich Rechnungswesen und langjährige Berufserfahrung.
• Wir sind von den Steuerbehörden und von der Sozialversicherung zertifiziert, alle Dokumente elektronisch zu übermitteln; das reduziert Zeit und Kosten und verringert das Risiko, dass Unterlagen verloren gehen.
• Es ist effizienter, sowohl die Gründung als auch die laufende Buchhaltung durch dieselbe Kanzlei erledigen zu lassen. So geraten Sie nicht in die Situation, dass zwei Dienstleister behaupten, die Aufgabe sei jeweils die Verantwortung des anderen.
• Wir sind Mitglieder der Anwaltskammer Barcelona (Ilustre Colegio de Abogados de Barcelona) und der Vereinigung der Rechnungslegungs- und Steuerexperten Spaniens (AECE). Als Kunde können Sie bei beiden Institutionen Referenzen einholen und Beschwerden einreichen.